OAJ:n varainhoidon kilpailutus - SFR Advisors asiakastarina
Opetusalan Ammattijärjestö OAJ on Akavaan kuuluva opetusalan ammattiliitto. Vuonna 2023 OAJ teki päätöksen varainhoitonsa kilpailuttamisesta ja valitsi siihen kumppaniksi SFR Advisorsin. Haastattelimme OAJ:n talousjohtajaa Heli Huhtalaa ja kysyimme, miten yhteistyömme sujui.
Mikä käynnisti tarpeen varainhoidon kilpailuttamiselle?
Heli oli aloittanut talousjohtajana aikaisemmin samana vuonna ja roolissaan hän halusi uudistaa OAJ:n sijoitustoimintaa. Kilpailutus liittyi OAJ:n sijoituspolitiikan päivitykseen, jonka vaatimuksia varainhoitajien kokonaisuus piti saada vastaamaan. OAJ:n edellisestä varainhoidon kilpailuttamisesta oli myös kulunut jo aikaa ja Heli tiesi, että kustannukset eivät enää vastanneet markkinan tasoa. Lisäksi OAJ:lla oli käytössä turhan monta varainhoitajaa, joka teki sijoitusten kokonaisuuden seuraamisesta ja hallinnasta haastavaa.
Miten päädyitte valitsemaan SFR Advisorsin kumppaniksenne?
Ennen kilpailutusprosessin aloittamista OAJ selvitti Suomessa toimivia varainhoidon kilpailuttajia ja päätyi pyytämään tarjoukset useammalta toimijalta. SFR Advisors erottui positiivisesti tarjouksen sisällön perusteella, sillä siinä onnistuttiin tuomaan lisäarvoa kilpailutusprosessin tarkalla kuvaamisella ja OAJ:n erityistarpeiden huomioimisella.
Miten varainhoidon kilpailutuksen prosessi eteni?
Kilpailutusprojekti aloitettiin vuoden 2023 lopussa. Se suoritettiin kaksivaiheisesti ja ensimmäisessä vaiheessa varainhoitajia tarkasteltiin vertailulomakkeen perusteella. SFR Advisors analysoi varainhoitajien kirjalliset tarjoukset tarkasti ja näiden tulosten perusteella haastatteluvaiheeseen kutsuttiin parhaiten ensimmäisessä vaiheessa menestyneet toimijat. Haastattelut pidettiin helmikuun lopussa, jonka jälkeen SFR Advisors toimitti koosteen kilpailutusprosessista ja soveltuvimmista yhteistyökumppaneista OAJ:lle päätöksentekoa varten. Kilpailutuksen tulokset olivat tiedossa maaliskuun alussa, minkä jälkeen varainhoitoa koskevat päätökset tehtiin OAJ:n eri toimielimissä ja vahvistettiin OAJ:n hallituksessa huhtikuun alussa. Uudet varainhoitomandaatit käynnistyivät kesäkuun alussa.
Heli korostaa haastatteluvaiheen merkitystä ja kertoo kokeneensa sen erittäin hyödylliseksi projektissa. Haastattelut tarjosivat uutta tietoa alan toimijoista, ja keskustelut kasvotusten antoivat mahdollisuuden varmistaa, että varainhoitajat ymmärsivät OAJ:n tarpeet kuten oli suunniteltu. Ne tarjosivat lisäksi keinon tarkastella varainhoitajien suhtautumista esimerkiksi vastuullisuuteen, sillä keskustelut varainhoitajien kanssa antoivat hyvän käsityksen palveluntarjoajan aidosta kiinnostuksesta ja tahtotilasta aiheeseen liittyen.
Mitä tavoitteita projektille asetettiin?
Helin mukaan yksi tärkeimmistä tavoitteista oli saada varainhoitajien kokonaisuus vastaamaan OAJ:n uudistunutta sijoituspolitiikkaa ja samalla vähentää varainhoitajien määrää sekä laskea kustannustasoa alaspäin. Oli tärkeää löytää kumppanit, jotka kykenivät osake- ja korkosijoitusten lisäksi hallinnoimaan myös vaihtoehtoisia sijoituskohteita OAJ:n sijoituspolitiikan mukaisesti.
Yhtenä tavoitteena oli myös yleisesti kartoittaa vaihtoehtoisten sijoitusten toimialan nykytilannetta. Vaihtoehtoisten sijoitusten markkinat ovat muuttuneet viimeisten vuosien aikana merkittävästi, minkä vuoksi Heli halusi tutustua paremmin tämänhetkisiin varainhoitajien tarjoamiin ratkaisuihin.
Miten projekti onnistui ja mitä hyötyjä se toi OAJ:lle?
Helin mukaan kilpailutusprojekti onnistui erittäin hyvin ja sille asetetut tavoitteet saavutettiin. OAJ:n varainhoitajien määrää saatiin vähennettyä ja lopputulos oli juuri sellainen, mitä olikin haluttu. Lisäksi varainhoidon kustannukset laskivat kilpailutuksen myötä merkittävästi, mikä tuo säästöjä organisaatiolle tulevaisuudessa. Kilpailutus tarjosi myös paljon hyödyllistä uutta tietoa ja sen myötä OAJ ja Heli saivat kattavan kuvan markkinoiden nykytilanteesta.
Erityisen tyytyväinen Heli oli siihen, että he löysivät tavoitteiden mukaiset palveluntarjoajat hallinnoimaan osake- ja korkosijoitusten lisäksi myös vaihtoehtoisia sijoituksia. Vaihtoehtoisten sijoitusten osalta saatiin hyvin hajautettua myös sijoitusten tyyliä varainhoitajien välillä, mikä oli OAJ:lle tärkeää. Aikaisemmin vaihtoehtoisiin sijoituksiin oli muodostunut tiettyjä keskittymiä, jotka saatiin kilpailutuksen myötä purettua.
SFR Advisors toimi projektissa asiantuntijana ja osasi kokemuksensa perusteella miettiä myös sellaisia asioita, joita Helillä ei itsellä ollut tullut ajateltua. Aikaisemmin sijoitustoiminnan raportointi oli koettu haastavana, sillä käytössä oli turhan monta varainhoitajaa, eikä heidän toimittamansa raportit olleet yhdenmuotoisia. Meidän ehdotuksestamme itse kilpailutukseen laitettiin jo määritelmiä varainhoidon raportoinnin toteutuksesta, minkä johdosta nykyisten varainhoitajien raportit ovat vertailukelpoisia. Tämä tulee Helin mukaan helpottamaan sisäistä työtä merkittävästi.
Miten yhteistyö sujui?
Helin mukaan yhteistyö ylitti odotukset. Hänellä oli jo tarjouksen perusteella hyvä ymmärrys prosessin kulusta ja heti ensimmäisessä tapaamisessa saatiin luotua projektille selkeä aikataulu OAJ:n toiveiden mukaisesti. Aikataulun avulla tiedettiin helposti, milloin mitäkin tapahtui ja milloin asioiden tuli olla valmiina.
Lisäksi Heli nostaa esille SFR Advisorsin tekemisen tavan ja asiakaslähtöisyyden. Yhteistyöstä välittyi asiakkaan kuunteleminen ja halu aidosti panostaa projektiin. Helin mukaan esimerkiksi varainhoitajien esittämiin kysymyksiin vastatessa oli jo etukäteen luonnosteltu SFR Advisorsin toimesta ajatuksia huomioiden OAJ:n tilanne ja toiveet aikaisempien keskusteluiden perusteella.
Mitä vinkkejä antaisitte muille yhteisöille, jotka suunnittelevat varainhoidon kilpailutuksen toteuttamista?
Heli korostaa, että organisaation tulisi itse miettiä omat tavoitteet ja vaatimustaso kilpailutukselle huolellisesti etukäteen. Varainhoidon kilpailuttamisessa ei kannata tehdä vain niin kuin muutkin tekevät, vaan on tärkeää miettiä mitä mandaateilta ja varainhoitajilta aidosti haluaa. Kun toimijat on valittu, täytyy heitä myös seurata ja vertailla säännöllisesti.
Tarvitsetko apua varainhoidon kilpailuttamisessa?
Meiltä löytyy kokemusta erilaisten varainhoidon kilpailutusten toteuttamisesta useiden vuosien ajalta ja hallitsemme niin julkisen hankintalain alaiset kilpailutukset, kuin myös kilpailutukset ilman julkisen hankintalain rajoitteita. Tutustu varainhoidon kilpailutuksen palveluumme täällä!
