Julkisilla organisaatiolla, kuten Riverialla, on hankintalain mukaan velvollisuus tarkastella myös toistaiseksi voimassa olevien sopimusten ajantasaisuutta ja pohtia, voisiko kilpailutus tuoda etua toimintaan. Edellisen kerran varainhoito oli Riverialla kilpailutettu vuonna 2019 ja sen vuoksi Merja halusi tarkastaa, voisiko heidän tilanteessaan olla parannettavaa. Lisäksi jo käytössä olevien varainhoitajien toiminnassa oli tapahtunut muutoksia, joka osaltaan vaikutti halukkuuteen päivittää omaisuudenhoidon sopimuksia.
Vuonna 2019 kilpailutus oli toteutettu toisen kumppanin kanssa, mutta he olivat sen jälkeen lopettaneet kilpailutuspalveluiden tarjoamisen. He kuitenkin suosittelivat Merjaa ottamaan yhteyttä SFR Advisorsiin. Tämän ja muutaman muun suosituksen perusteella Merja lähestyi meitä ja pyysi tarjousta, jonka hyväksymisen jälkeen yhteistyö käynnistettiin.
Riveria halusi aluksi toteuttaa kustannus- ja tuottoanalyysin silloisesta sijoitussalkustaan, jotta he saisivat tukea päätöksentekoon varainhoidon kilpailutuksen tekemisestä. Projektin alussa SFR Advisors siis analysoi Riverian silloisten varainhoitajien tuottoja ja vertaili niitä toisiinsa sekä vertailuindeksiin. Lisäksi läpivalaisimme Riverian varainhoidosta maksamia kustannuksia ja vertasimme niitä vastaavankokoisen salkun kustannustasoon markkinoilla. Lopputuloksena oli kattava tiivistelmä Riverian sijoitustoiminnan nykytilasta, joka Merjan mukaan vahvisti päätöksen varainhoidon kilpailuttamisen kannattavuudesta.
Kilpailutusprosessi käynnistettiin vuodenvaihteessa. Aluksi määrittelimme yhdessä Merjan kanssa kilpailutuksen mallia ja vertailuperusteita, jonka jälkeen julkaisimme tarjouksen helmikuun alussa. Kilpailutus toteutettiin kaksivaiheisesti, eli siihen sisällytettiin myös varainhoitajien haastattelut. Ne pidettiin huhtikuun puolenvälin tienoilla, jonka jälkeen lopulliset tulokset saatiin huhtikuun lopussa. Yhteistyö uusien varainhoitajien kanssa alkoi kesäkuun alussa. Merjan mukaan projekti eteni hyvin, eikä sen aikana ilmennyt mitään suurempia haasteita tai yllättäviä tekijöitä.
Myös Riverian aikaisemmassa varainhoidon kilpailutuksessa vuonna 2019 oli ollut mukana haastatteluvaihe ja se oli tärkeää sisällyttää myös uuteen kilpailutukseen. Merjan mukaan haastattelut tarjoavat mahdollisuuden tavata asiakasyhteyshenkilöitä ja salkunhoitajia sekä esittää heille kysymyksiä. Lisäksi niiden avulla voi vertailla varainhoitajien omistautumista tarjoukseen ja ne voivat antaa osviittaa siitä, millaista mahdollinen yhteistyö tulisi olemaan.
Sijoitussuunnitelman päivittäminen aloitettiin sen jälkeen kun varainhoidon kilpailutus oli julkaistu ja sitä valmisteltiin rinnakkain kilpailutuksen toteutuksen aikana. Tavoitteena oli hieman nykyaikaistaa suunnitelmaa tekemällä erilaisia täsmennyksiä allokaatioon ja hyväksyttyihin sijoitustuotteisiin.
Aikaisempi sijoitussuunnitelma oli melko tiukka ja uuden sijoitussuunnitelman myötä sijoitusuniversumia saatiin laajennettua. Lopullinen sijoitussuunnitelma hyväksyttiin yhtymävaltuustossa toukokuun lopussa ja uudet valitut varainhoitajat alkoivat sen jälkeen toteuttaa sijoitustoimintaansa sen mukaan.
Suurin hyöty Merjan mukaan oli saada asiantuntevaa apua varainhoidon kilpailutuksen toteuttamiseen, sillä heillä ei ollut omaa osaamista siihen. Merja totesikin, että prosessia ei olisi saatu tehtyä ilman ulkopuolista tukea.
Konsulttia käyttämällä varmistettiin, että kilpailutuksen pisteytykset olivat huolella tehtyjä ja sijoitussuunnitelma tuli läpikohtaisesti skannattua. Ulkopuolinen asiantuntija tarjosi myös varmuutta omaan toimintaan. Lisäksi SFR Advisorsin ollessa vastuussa projektien käytännön toteutuksesta, Merja pystyi käyttämään aikaansa muihin tehtäviinsä.
Merjan mukaan SFR Advisorsin kanssa oli helppo toimia. Meiltä projekteissa mukana olleet henkilöt olivat ammattilaisia, ja Merja oli erittäin tyytyväinen saamaansa palveluun. Hänen mukaansa Riverian tavoitteet onnistuttiin huomioimaan hyvin ja autoimme tunnistamaan sellaisiakin tarpeita, joita ei aikaisemmin ollut ajateltukaan.
Projektien aikataulutus sujui hyvin ja vaikka Merjan oma kalenterikin olikin kiireinen, saatiin kaikki hoidettua aikataulussa. Merja nostaa esille SFR Advisorsin vastuuhenkilöiden tekemän loistavan aikataulutuksen ja kokousten valmistelun, jonka johdosta asioiden läpikäynti oli aina hyvin rytmitettyä.
Merjan mukaan asiantuntijaa kannattaa hyödyntää vastaavanlaisissa prosesseissa, jos oma osaaminen ei ole ehdottoman rautaista. Ja vaikka olisikin, niin asiantuntijaa voi hyödyntää myös sparrailuapuna. Näin saadaan omalle tekemiselle varmuutta ja saavutetaan kerralla paras mahdollinen lopputulos.
Lisäksi Merja kannustaa kaikkia toimijoita tarkastelemaan säännöllisesti omia toistaiseksi voimassa olevia varainhoidon sopimuksiaan. Aina ei automaattisesti kannata kilpailuttaa palveluntarjoajia neljän vuoden välein, mutta olisi silti hyvä säännöllisesti arvioida tilannetta. Tämä pitää myös palveluntarjoajat virkeinä.
Me SFR Advisorsilla autamme yhteisöllisiä sijoittajia kehittämään sijoitustoimintaansa sekä saavuttamaan aika- ja kustannussäästöjä. Tarjoamme parempia resursseja päätöksenteon tueksi ja mahdollistamme asiakkaillemme keskittymisen raskaiden sijoitussuunnittelusuunnittelu-, kilpailutus- ja raportointiprosessien sijaan siihen, mikä heille on tärkeää. Tutustu kaikkiin palveluihimme tarkemmin täällä!